Agile Teams – Organisation, Struktur & Herausforderungen

Problemlösung durch ein Design Sprint

Jetzt schauen plötzlich alle hin: Was schon VOR der Pandemie galt, wurde jetzt zum Alltag: Die Welt ist nicht mehr nur kompliziert, sondern zunehmend komplex:
Unvorhergesehenes bedarf schneller Anpassungsfähigkeit, eine einst lineare, prozesshafte (Arbeits)- Welt weicht Situationen mit vielen unbekannten Fragestellungen, auf die neue Antworten gefunden werden müssen.

Einzelpersonen und Teams tun daher gut daran, nicht mehr nach Best-Practice (ab)arbeiten zu wollen, sondern individuell und kundenzentriert zu arbeiten. Dieser Anspruch kann nur in der stetigen Erneuerung und in Bewegung realisiert werden. Erneuerung und Beweglichkeit sind synonyme für Agilität.

Um diese Beweglichkeit zu realisieren, müssen Aufgaben- und Rollenverteilungen angepasst werden. Die Rolle von Führung ändert sich wesentlich. Was einst über starre Strukturen und Barrieren funktionierte, weicht auf und ist ein neues “Ganzes” – dann können kreative und produktive Potentiale voll ausgeschöpft werden –

Nur Mut! Die Zukunft gehört den agilen Teams – wie sie aufgebaut sind und wie Sie in die agile Teamentwicklung einsteigen können, beschreiben wir hier.

 

Was genau ist ein agiles Team?

Agile Teams sind funktionsübergreifend und interdisziplinär zusammengesetzt. Das heißt: Das agile Team verfügt bestenfalls über alle fachlichen und sozialen Ressourcen und Kompetenzen, die es benötigt, um komplexe Aufgaben bewältigen zu können. 

Selbst wenn ein agiles Team in eine klassische, hierarchische Unternehmensstruktur eingebettet ist, sind die Abhängigkeiten zueinander so gering wie möglich – damit entfällt lähmender Leerlauf. 

Das agile Team ist so klein wie möglich, organisiert sich selbst und kann damit flexibel und kreativ auf aktuelle Anforderungen reagieren. Damit sind agile Teams besonders produktiv.

Agile Teams haben ein Selbstverständnis, möglichst selbstorganisiert und verantwortungsbewusst arbeiten zu wollen (und zu dürfen!) 

Do´s and Dont´s zusammengefasst: 

Do’s

  • Vertrauen
  • Kenntnis voneinander
  • Kommunikation
  • Rollenverständnis

 

Don’ts

  • Machtverständnis
  • Intransparenz
  • Misstrauen
  • Egoismus

 

Unterschiede zu herkömmlichen Teams

Agile Teams entscheiden weitgehend autonom. Sie sind nicht vom Erfolg anderer Abteilungen oder Entscheidungsträgern abhängig sein. Diese Ermächtigung des Teams zu eigenen Entscheidungen wird Empowerment genannt. 

Die Entscheidungsfreiheit hat Grenzen, beispielsweise dürfen die Entscheidungen nicht die Unternehmensstrategie umgehen. Aber welche Arbeitsweise am besten geeignet ist, um das gesetzte Ziel zu erreichen – das wissen selbstorganisierte Teams oft am besten selbst. Die Entscheidungsautonomie führt auch dazu, dass sich das Team für die Ergebnisse vollständig selbst verantwortlich fühlt. Das steigert die Motivation.

Die Rolle der Führungskraft ändert sich in der agilen Teamarbeit grundlegend. Die Führungskraft gibt nicht länger Anweisungen, was und wie etwas zu tun ist. Sie versteht sich eher als Coach, der die Rahmenbedingungen realisiert, dass die unterschiedlichsten Kompetenzen der Teammitglieder nutzbar gemacht werden. Der „Servant Leader“ begleitet das Team bei der Lösung von Problemen und bei der (persönlichen) Weiterentwicklung der Mitarbeiter.

 

Die Vorteile agiler Teams

Der entscheidende Vorteil einer agilen Teamstruktur liegt in ihrer schnellen Reaktionsfähigkeit. Übliche Teamstrukturen oder “Abteilungen” erschweren Transparenz und Kommunikation und führen nicht selten zu Missverständnissen, Redundanzen, Ressourcenverschwendung und am Ende zu schlechteren Produkten oder Dienstleistungen. 

Ein agiles Team kann in die Arbeit starten, ohne dass alle Details bereits festgelegt oder entschieden sein müssen. Das agile Team klärt diese Dinge auf seinem Weg zum fertigen Produkt selbst.

Weil Abstimmungen in einer Silo-Struktur ausgespart werden können, ist das Arbeiten in agilen Teams sehr effizient. Das wirkt sich automatisch auf die Produktivität aus und spart dem Unternehmen Zeit und Kosten. Darin kann gerade in schnelllebigen Branchen und in hartem Konkurrenzkampf der entscheidende Wettbewerbsvorteil liegen!

 

Virtuelle Führung im Online Meeting

So funktionieren agile Teams

Als eine der erste Branchen hat die Software-Entwicklung die Power von Agilität für sich genutzt – wäre dies nicht geschehen, würden wir noch heute Floppy-Discs nutzen: Fachspezialisten und IT-ler tauschen sich in langwierigen Projektgesprächen aus. 

Die Fachspezialisten formulieren ihre Anforderungen, so gut sie können – aber nicht in der Art, die die IT-ler bräuchten, um die Erfordernisse wie gewünscht umsetzen zu können. Es wird eine vorläufige Version geliefert, die von den Fachabteilungen geprüft und moniert wird.

Dokumentationen werden erstellt, Prozesse und Ergebnisse analysiert. Endlose Korrekturschleifen folgen, bis das Produkt endlich so vorliegt, dass alle Beteiligten zufrieden sind. 

In dieser Zeit haben sich möglicherweise die Rahmenbedingungen schon wieder geändert: Die Software muss aktualisiert werden, bevor sie überhaupt richtig benutzt werden konnte.

Ganz anders in den schlank aufgestellten agilen Teams: Die Kommunikation ist einfach, direkt, schnell und transparent. Änderungen der Rahmenbedingungen werden frühzeitig erkannt und umgesetzt, Fehler angesprochen und behoben. Missverständnisse werden sofort geklärt, für Details sind keine langen Entscheidungswege vonnöten. 

 

Rollen & Organisation im Team

Klassische Unternehmen sind hierarchisch aufgebaut: nach Unternehmensbereichen, die sich in Abteilungen gliedern, die wiederum als Teams aufgebaut sind. Jede Hierarchieebene verfügt über spezifische Weisungsbefugnisse. – Die bekannte Organisationspyramide entsteht.

Solche Strukturen lassen sich leicht als pyramidenförmige Organigramme grafisch darstellen.

Gegenüberstellung einer hierarchischen mit einer agilen Organisationsstruktur

Agile Teams sind grundsätzlich anders organisiert, und zwar nach Rollenzuschreibungen. Ähnlich wie in einem Organismus, der seinen Zellen die notwendige Autonomie zuspricht, um nach einer Infektion schnell handeln zu können. – Die Rollen agiler Teams ermöglichen, dass sich die positiven Effekte des selbstorganisierten Teams optimal entfalten können. Auch ohne hierarchische Struktur sind die Verantwortlichkeiten klar festgelegt. Das ist wichtig, damit es nicht zu einem unterschwelligen Kampf (zwischen den Zellen) um mehr Einflussnahme kommt, was den effizienten Arbeitsprozess schwächen würde.

Anders als in den starren Organigrammen herkömmlicher Unternehmensstrukturen, in denen sich nur selten grundsätzlich etwas ändert, sind die Rollen in agilen Teams nicht dauerhaft bestimmten Menschen zugeschrieben. Die Rollen in der agilen Teamstruktur organisieren die Arbeit – nicht die Menschen. 

So kann ein Mensch in unterschiedlichen Teams unterschiedliche Rollen einnehmen: je nachdem, welche Kompetenzen und Persönlichkeitsmerkmale im jeweiligen Team gerade erforderlich sind.

 

Struktur & Aufbau

Die Struktur richtet sich – wie alles im agilen Team – konsequent an den individuellen Kundenbedürfnissen aus. Dafür gilt es zu klären, welche Rahmenbedingungen jeweils nötig sind.

Ein ideal zusammengesetztes agiles Team verfügt innerhalb des Teams über alle Kompetenzen, die nötig sind, um eine Aufgabe zu erfüllen oder ein Projekt umzusetzen. Dies ist ein entscheidender Faktor für die Autonomie des Teams und all die positiven Effekte, die daraus entstehen. Alle benötigten Disziplinen sollten im Team vertreten sein. 

Je nach Kundenbedürfnis oder Projekterfordernis können das neben fachlichen und technischen Experten Mitarbeiter aus Entwicklung, Vertrieb, Marketing oder Strategie sein.

Das Team sollte möglichst unterschiedliche Menschen zusammenbringen – sowohl hinsichtlich der fachlichen Kompetenzen als auch hinsichtlich Geschlecht, Herkunft, Kultur und Arbeitspräferenzen. Eine “Kompetenzvielfalt” ist wünschenswert. So stellen unterschiedliche Qualifikationen nicht per se sicher, das Erfolg garantiert ist. Erst die Motivation zur wirklichen Umsetzung der Qualifikationen in Taten (Performanz) kann den entscheidenden Vorteil bringen.

Die Grenze dieses Grundsatzes liegt dort, wo die Unterschiedlichkeit zu unüberbrückbaren Differenzen führen würde. Daraus entstehende Konflikte würden die Produktivität bremsen. Orientiert sich die Teamzusammensetzung jedoch innerhalb dieser Grenze am Grundsatz größtmöglicher Diversität, kann das volle kreative Potenzial des Teams und seiner Teilnehmer ausgeschöpft werden.

Dabei bleibt das agile Team so schlank wie möglich. 

Agile Teams sind fehlertolerant: Stellt sich im Laufe des Projekts heraus, dass eine Rolle fehlt, wird sie einfach nachbesetzt. Das Team übernimmt die Verantwortung dafür, dass die fehlende Fähigkeit hinzugefügt wird – sei es durch Fortbildung oder durch die Integration eines Experten ins Team.

Die Führungskraft ist Teilnehmer und Impulsgeber. Agile Teamführung sorgt dafür, dass die Teammitglieder sich ideal entfalten und weiterentwickeln können.

 

Die optimale Größe agiler Teams

Die Größe agiler Teams richtet sich ebenfalls an der jeweiligen Aufgabe aus. Das Team soll möglichst schlank sein, um flink agieren zu können. 

Bei mehr als neun Personen ist das nicht mehr der Fall. Ist das Team zu groß, behindert die soziale und kommunikative Komplexität effiziente Prozesse.

Andererseits müssen alle wichtigen Rollen besetzt, alle notwendigen Kompetenzen gegeben sein. Die Mindestzahl liegt bei drei Personen. Weniger Personen sollten es auch deshalb nicht sein, da dies zu geringer Interaktion (und keiner Reflexion und Auseinandersetzung) und damit keinem optimalen Produktivitätszuwachs führt.

 

Kompetenzen innerhalb des Teams erkennen & ausbauen

In der herkömmlichen Unternehmensstruktur werden Stellenprofile besetzt: Der Bewerber, der dem Profil mutmaßlich am besten entspricht, erhält die Stelle und führt fortan die Aufgaben aus, die für die Stelle vorgesehen sind.

Agile Teams haben einen grundsätzlich anderen Ansatz. Hier geht es darum, die Kompetenzen jedes einzelnen Teammitglieds zu erkennen und den Mitarbeiter seinen Fähigkeiten entsprechend einzusetzen. Jeder macht das, worin er gut ist. Dies hat positive Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit, auf die Arbeitsatmosphäre im Team und in der Konsequenz auf die Performance des Teams.

So weit, so gut – doch wie kann man erkennen, welche Kompetenzen und Stärken jedes einzelne Teammitglied hat und welche Fähigkeiten für das Team wirklich wichtig sind? Wie kann das agile Team über einen längeren Zeitraum konsequent weiterentwickelt werden? 

Wie vermeidet man, dass das Team wirklich eigenverantwortlich agiert und nicht etwa der Scrum Master alle Entscheidungen trifft? Wie bringt man dominante Teammitglieder dazu, den anderen im Team den nötigen Raum zu geben?

Das sind große Herausforderungen, die allein aus der Organisation heraus meist schwer zu lösen sind. Ein frischer Blick von außen hilft. 

Spezialisierte Teamcoachings bieten darüber hinaus wissenschaftlich validierte Methoden zur Erkennung von Kompetenzen und wissen, wie agile Teams aufgestellt sein müssen, damit sie optimale Leistungen bringen.

 

Starkes Team

Agiles Team entwickeln & stärken – so geht’s

Agile Teams bringen innerhalb kurzer Zeit starke Ergebnisse. Sie reagieren flexibel auf geänderte Kundenbedürfnisse oder Rahmenbedingungen. Sie arbeiten äußerst effizient, produktiv und damit kostensparend. Durch wertschätzende und transparente Kommunikation sowie klare Rollenbeschreibungen haben agile Teams weniger Konflikte. 

Die Mitarbeiter erleben mehr Zufriedenheit und Harmonie, was sich ebenfalls positiv auf die Leistungsfähigkeit auswirkt.

Wer agile Teams führen kann, empfiehlt sich für die Führungsaufgaben der Gegenwart und Zukunft. Wenn auch Sie Ihr Team produktiver machen und die Stärken jedes Einzelnen fördern möchten, laden wir Sie zu unserem Workout „High Performance Team“ ein. Lassen Sie uns unverbindlich darüber sprechen, wie Sie die Potenziale Ihres Teams voll ausschöpfen können.

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Lassen Sie uns sprechen!

Machen Sie sich oder ihr Team für ein agiles Arbeitsumfeld fit!

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